Основы проектной деятельности Лекция 5
Закрытие проекта
Входы:
- устав
- концепция проекта
- продукт проекта
Закрытие проекта - это процесс в самой «голове удава». Проект близок к окончанию. В этой фазе нам предстоит:
1. Провести сдачу-приемку продукта (проект закончен для заказчика)
2. Высвободить ресурсы (проект закончен для спонсора)
3. Задокументировать и сделать доступной всю важную информацию по проекту (проект закончен для ПМ)
Проводим сдачу-приемку продукта
Этот процесс мы проводим для заказчика.
Наш проект имеет целью создание продукта, свойства которого описаны в уставе и плане управления проектом. Текущая задача - передать продукт заказчику и получить письменное подтверждение, что он полностью удовлетворяет согласованным требованиям. После этого мы можем считать, что обязательства перед заказчиком выполнены в полном объеме.
В ходе планирования-исполнения-управления мы собирали и фиксировали требования, информировали заказчика и ключевых пользователей о том, что они получат в качестве продукта и управляли их ожиданиями. Теперь предстоит формальная сдача-приемка.
Процедура «приемки» бывает чрезвычайно разнообразной. Основные ее положения должны быть зафиксированы в «концепции проекта» как результаты поставки и критерии приемки. Иногда, результаты и критерии описывают кратко, а, порой - очень развернуто (например, в отдельном документе - «программа и методика испытаний»).
Положения концепции будут основой для дальнейшей сдачи работ (если вы в начале проекта не утвердили соответствующие критерии - готовьтесь к сложностям).
Как правило, заказчик старается не принимать продукт единолично, а организует специальную комиссию. Внимание, в ней не должно быть незнакомых вам людей! Всех, кто будет принимать продукт, вы должны были внести в регистр заинтересованных лиц и заранее определить, и обработать их требования, ожидания, накопив, к настоящему моменту, «согласие с продуктом».
Очень часто в комиссию включают конечных пользователей. Чем лучше выстроены ваши отношения с ними к моменту сдачи работ - тем выше ваши шансы на прием.
Иногда, в приемке участвуют противники проекта (по разным причинам, порой не зависящим от проектной команды). Противниками могут оказаться конечные пользователи (например, если внедрение системы приведет к сокращению их штата в несколько раз), начальники отделов (например, если по результатам проекта их полномочия должны измениться) и так далее. Вы должны быть готовы к таким ситуациям, если необходимо - заранее обсудите это с заказчиком.
Помните, что сдача работ - не время для споров («что еще стоило бы сделать»). Это лишь проверка, что ранее достигнутые договоренности реализованы. Если вы не провалили свою часть (сбор требований и реализация согласованных), то можете настаивать на том, чтобы продукт был принят.
Однако опасайтесь неудовлетворенности заказчика (это всегда провал проекта). Не «прикрывайтесь документами» сверх необходимого. Во время сдачи-приемки - умейте не только распознать и предотвратить манипуляцию со стороны заинтересованных лиц, но и обнаружить возможности для увеличения удовлетворенности заказчика (возможно, стоит отложить закрытие работ на пару дней и провести незначительные внеплановые доработки, если время и бюджет позволяют).
Сдача-приемка продукта считается выполненной только после соответствующего письменного подтверждения со стороны заказчика. Пока все документы такого рода не подписаны - не переходите к следующему шагу.
Высвобождаем ресурсы
Высвобождение ресурсов - это закрытие проекта с точки зрения его спонсора. Именно в этот момент ваша организация перестает тратить деньги на проект.
Высвободить ресурсы - значит «вернуть» их хозяевам, и, по необходимости, оповестить спонсора. Высвобождение ресурсов предполагает, что люди, техника и специализированное ПО на проекте больше не потребуются.
Важно понимать, что некоторые ваши сотрудники могли быть выделены на некое определенное время (не на весь проект), и уже давно переключились на прочие задачи (по договоренностями с «хозяевами ресурсов»). Совершенно не обязательно, что команда в полном составе должна дожидаться окончания приемки продукта, морально вас поддерживая и ничем другим не занимаясь. Но, высвобождая ресурсы, вы подаете сигнал всем членам команды и их боссам - «мы закончили».
«Хозяева ресурсов» теперь могут окончательно выкинуть ваш проект из головы. Вы не появитесь у них на пороге с просьбой «дать снова того же программиста через недельку на месяц-другой, ибо сдача затянулась и нужны доработки».
То же самое касается и техники (например, тестовых серверов, если таковые использовались в вашем проекте). Оповестите вашего администратора, пусть он знает, что теперь «ваша» техника может быть доступна другим менеджерам проектов.
Не торопитесь заявить о «высвобождении» - делайте это только после официального закрытия работ. Но и не затягивайте - оповещайте коллег, как только будете в ней уверены, что закрытие состоялось.
Сохранить информацию по проекту
Сохранение информации по проекту - это закрытие проекта с точки зрения менеджера проекта.
Лучшие практики и «извлеченные» в ходе выполнения проекта уроки - важнейший актив вашей компании.
Вспомните, как вы запускали проект. Мы условились, что вам пришлось «с нуля» формировать перечень и шаблоны документов, выбирать методики оценок, нащупывать тот или иной способ выполнения работ.
В каком положении окажетесь вы на следующем проекте? А ваши коллеги? Будет ли их ситуация идентична вашей в начале книги? Во многом, это зависит от вас самих.
Закрыв проект - вы получили определенные знания. Напишите краткое резюме проекта (очень пригодится заимствование информации из проектных документов). Каковы были цели? Сильно ли они менялись? Промахнулись ли вы с оценкой и по каким признакам ее формировали? Какие уроки для себя вы вынесли, работая в этой предметной области, с этим заказчиком, разрабатывая на этой платформе? Какие эксперты обнаружились в вашей команде, и какие способности конкретных сотрудников можно было бы эффективнее использовать в будущем?
Не пишите много, сконцентрируйтесь только на важной (с вашей точки зрения) информации.
Не пренебрегайте корректировкой шаблонов документов. Возможно, в структуру какого-то документа напрашиваются изменения - внесите, облегчите жизнь себе и последователям.
Также очень-очень полезно сохранять заполненные «типовые» документы. Например, концепция или устав проекта наряду с «индивидуальными» разделами часто содержит такие, которые незначительно меняются от проекта к проекту. Использование перезаполненных «типовых» документов в будущем может существенно сэкономить ваше время и в разы увеличить скорость работы с документацией.
Когда сохранение информации по проекту закончено, можно констатировать: закрытие выполнено. Проект действительно завершен для всех его участников.
Выходы:
- документы, подтверждающие приемку продукта скорректированные шаблоны типовых документов
- извлеченные уроки